Toute entreprise conserve des documents sensibles, c’est-à-dire dont la diffusion ou la perte lui serait grandement dommageable.
Un tel risque ne doit pas être sous-estimé… Le contenu de certains documents peut avoir une telle importance stratégique pour une entreprise qu’il est essentiel que leur diffusion soit strictement contrôlée, ou qu’ils soient protégés d’une perte ou dégradation accidentelle.
Une copie exécutoire, par exemple, est difficilement reconstituable, tandis que la diffusion inopinée du contenu d’un brevet sur une molécule anéantira des années de travail.
Pourtant les entreprises et leurs collaborateurs méconnaissent ou sous-estiment le risque lié aux documents qui composent leurs actifs et qui peuvent avoir une forte valeur juridique ou économique.
Aussi, ce n’est souvent qu’après la diffusion involontaire d’informations confidentielles ou la perte irrémédiable d’un document clé, que la prise de conscience se fait. Une situation d’autant plus dommageable que ces risques ne sont pas toujours couverts par les assurances.
Toutefois, si le risque zéro n’existe pas, il est toutefois possible de le réduire en effectuant un travail de sensibilisation auprès de ses collaborateurs et en recourant à une méthodologie basée sur les principes du Records Management.
Selon les catégories du document, il existe des risques différents.
Les documents confidentiels
Quelques exemples:
Dossiers RH
Dossiers médicaux
Accord sur la rémunération d’un dirigeant
Documentation sur une opération de fusion/acquisition à venir…
Quels sont les risques encourus ? Vol ou diffusion involontaire d’informations entraînant une atteinte à la vie privée ou la confidentialité
Comment réduire le risque? Sécuriser l’accès aux documents et à l’information contenue
Les documents à forte valeur économique
Quelques exemples:
Contrats
Brevets
Copie exécutoire
Dossiers d’autorisation de mise sur le marché
Résultats de la R&D pour un laboratoire pharmaceutique
Rapports de forage pour un groupe pétrolier
Quels sont les risques encourus ?Vol ou diffusion involontaire d’informations provoquant une perte financière ou un manque à gagner pour l’entreprise
Comment réduire le risque ?Sécuriser l’accès aux documents et à l’information contenue
Les documents patrimoniaux
Quelques exemples:
Documents originaux touchant à la création de l’entreprise
Collection complète des publications d’un journal depuis sa création
Quels sont les risques encourus ? Perte irrémédiable des informations portant atteinte à l’identité de l’entreprise
Comment réduire le risque? Numériser les documents et/ou les stocker dans des conditions de conservation adaptées
Documents sensibles : quel volume?
Les documents sensibles représentent de 1 a 3 % de l’ensemble des documents d’une entreprise, soit l’équivalent de 2 armoires en moyenne pour 1 000 collaborateurs
La méthodologie de réduction des risques selon le record management
Déterminer les critères de criticité propres à l’entreprise en enquêtant auprès des responsables métiers et en analysant l’activité et le contexte concurrentiel de l’entreprise
Recenser l’ensemble des documents de l’entreprise répondant à ces critères de criticité et les classer selon différentes typologies : documents confidentiels, juridiques, financiers, historiques…
Mettre en place des dispositifs de sécurité adaptés pour chaque typologie de documents : stockage dans un espace sécurisé, bonnes pratiques en matière de partage et de stockage des documents…
Mettre à jour régulièrement les critères de criticité et les dispositifs de sécurité, si besoin en faisant appel à l’avis extérieur d’un Risk Analyst ou d’un Records Manager
Les règles d’or d’une bonne gestion des informations sensibles
Anticipez le risque lié aux documents sensibles : N’attendez pas la diffusion non contrôlée d’informations stratégiques pour identifier et sécuriser vos archives sensibles
Sensibilisez vos collaborateurs à la criticité de l’information : Ils n’ont pas toujours conscience que les données qu’ils manipulent présentent un caractère sensible
Mettez en place des solutions sur-mesure: Les risques encourus et donc les documents à protéger diffèrent en fonction de l’activité de votre entreprise, de son environnement, voire de son exposition médiatique.
Donnez-vous les moyens de réduire vos risques: Les documents sensibles ne représentent qu’un faible volume de l’ensemble de vos archives. Leur sécurisation, qui peut être externalisée, ne génère donc qu’un coût réduit, surtout au regard des enjeux.