Aujourd’hui, la dématérialisation du courrier est un véritable enjeu pour les entreprises. Près d’un salarié sur deux numérise régulièrement du courrier. Il arrive même dans le TOP 3 des documents les plus numérisés en entreprise après les factures et les contrats.
La réception de courriers sous toutes les formes et depuis tous les canaux oblige à une réorganisation de la gestion des courriers. Une modernisation qui passe par la Gestion Electronique de Courrier (GEC).
82% des entreprises estiment que la gestion de leur courrier est importante dans leur fonctionnement et seulement 5% des entreprises ont mis en place une Gestion Électronique du Courrier (GEC).
Mais qu’est-ce que la Gestion Electronique de Courrier?
La GEC, ou gestion électronique de courrier est une solution permettant de traiter et gérer les flux de courriers hybrides (papier et/ ou numériques), qu’ils soient entrants et/ou sortants. Autrement dit, la GEC centralise tous les documents qu’ils soient issus d’une numérisation, d’une messagerie électronique, d’un formulaire de contact web, d’une GRC, GED, ou d’applicatifs métiers.
Peu importe les licences (propriétaire ou open source) sous lesquelles ces solutions sont déployées, elles sont dotées avant tout de fonctionnalités toutes aussi indispensables les unes que les autres.
Comment fonctionne la GEC?
Outre sa capacité première qui est d’envoyer des courriers, la Gestion Electronique de Courrier facilite leur processus de traitement :
Centralisation : les courriers sont indexés dès leur capture dans l’outil (mail, numérisation, fax, appel téléphonique, formulaire web, etc.)
Qualification : une fois ces courriers indexés, ils sont attribués aux services concernés, annotés, renseignés d’éléments essentiels (délais de traitement, priorité/urgence, typage, etc.). A noter qu’il est possible de copier/coller un plan de classement déjà existant
Circulation : à cette étape, le courrier est distribué dans les services pour traitement, les privilèges liés aux documents sont octroyés, les annotations et les notifications sont ici accessibles pour une relance et des apports de précisions
Traitement : le courrier passe en phase de traitement, les modèles de réponses personnalisées (mis à la charte de l’entreprise) et leurs champs contextuels associés facilitent l’écriture d’une réponse, visa et signature deviennent faciles et accessibles (également via le parapheur électronique)
Exploitation de la base documentaire : cette exploitation se fait au travers de la recherche (plein texte, multicritère ou bien les deux). Il est aussi possible de gérer la confidentialité, ou bien la pérennisation des courriers (notamment via un transfert rendu possible par le SEDA)
Quels sont ses bénéfices de la GEC au sein d’une organisation ?
Cet outil, totalement paramétrable selon l’organisation, le secteur et le métier, permet un gain de temps considérable.
En effet, l’utilisation d’une GEC dans une entreprise (PME par exemple) réduit le traitement des tâches chronophages et sans valeur ajoutée : 20%* de temps gagné en gestion administrative :
Réception
Enregistrement
Tri
Classification
Distribution
Consultation
Suivi
Ainsi, les délais de réponses sont réduits grâce au traitement des correspondances par des workflows d’organisation. Elle apporte aussi de la fluidité dans le traitement des correspondances en toute mobilité. Les entreprises peuvent ainsi mieux maîtriser l’ensemble de leurs courriers (entrants, sortants et internes) tout en assurant leur confidentialité, leur traçabilité, leur intégrité et leur sécurité.
Quels sont les logiciels ?
Sur le marché, plusieurs logiciels de GEC sont disponibles, aussi bien sous licence propriétaire que sous licence libre GNU/GPLv3 (libre et open source).