Gestion documentaire notaires: nos solutions sur mesure

Au cours des dernières années, nous avons accompagné des offices notariaux  dans la résolution de leurs problèmes concernant leurs archives et la gestion de leurs documents.

Ils sont très souvent confrontés à des problèmes de « mille-feuilles » de dossiers stockés en cave ou chez des tiers-archiveurs, d’accès aux documents fastidieux, de stockage coûteux, de délais de conservation non gérés, de systèmes d’archivage multiples et sans communication les uns avec les autres …

La gestion documentaire rêvée pour les notaires:

Dans un monde idéal, les offices notariaux souhaitent:

·       Un gain en productivité

·       Une réduction des coûts de stockage

·       La disparition du papier

·       La garantie d'une numérisation à valeur probante

·       Un travail collaboratif avec des dossiers accessibles en télétravail

·       Un système d'archivage fiable et simple

·       Une recherche de documents qui fonctionne à tous les coups

·       Des durées de conservation des documents et dossiers automatisées

·       La recherche plein texte des documents électroniques

Si certes, une gestion documentaire représente un poste de coût ; ne pas disposer d’un système de gestion documentaire adapté à son métier et efficace, expose une étude notariale à des ralentissements de compétitivité et à des risques.

Combien de fois arrive-t-il que des notaires dépensent plusieurs dizaines de milliers d’euros à stocker des dossiers qui pourraient être détruits et des centaines de mètres carrés employés à du stockage physique inutile même à l’extérieur.