Au cours des dernières années, nous avons accompagné des offices notariaux dans la résolution de leurs problèmes concernant leurs archives et la gestion de leurs documents.
Ils sont très souvent confrontés à des problèmes de « mille-feuilles » de dossiers stockés en cave ou chez des tiers-archiveurs, d’accès aux documents fastidieux, de stockage coûteux, de délais de conservation non gérés, de systèmes d’archivage multiples et sans communication les uns avec les autres …
La gestion documentaire rêvée pour les notaires:
Dans un monde idéal, les offices notariaux souhaitent:
· Un gain en productivité
· Une réduction des coûts de stockage
· La disparition du papier
· La garantie d'une numérisation à valeur probante
· Un travail collaboratif avec des dossiers accessibles en télétravail
· Un système d'archivage fiable et simple
· Une recherche de documents qui fonctionne à tous les coups
· Des durées de conservation des documents et dossiers automatisées
· La recherche plein texte des documents électroniques
Si certes, une gestion documentaire représente un poste de coût ; ne pas disposer d’un système de gestion documentaire adapté à son métier et efficace, expose une étude notariale à des ralentissements de compétitivité et à des risques.
Combien de fois arrive-t-il que des notaires dépensent plusieurs dizaines de milliers d’euros à stocker des dossiers qui pourraient être détruits et des centaines de mètres carrés employés à du stockage physique inutile même à l’extérieur.