1 - Sécuriser les données
L'archivage numérique inclut un volet central de sécurisation des données. Les données sont mises en lieu sûr, pour les protéger contre trois risques: l'altération, la perte et le vol. Les enjeux liés à la sécurité sont primordiaux à plusieurs égards.
Quand une entreprise traite des données personnelles considérées comme sensibles au sens du RGPD, l'obligation de confidentialité est renforcée. Un système d'archivage sécurisé, avec gestion des droits d'accès, est indispensable pour respecter cette obligation.
Les systèmes d'information des entreprises sont des cibles potentielles pour les cybercriminels. Grâce à l'archivage numérique, les entreprises disposent d'une copie intègre de leurs données. En cas de cyberattaque, un accès aux données est maintenu.
Le niveau de sécurisation des données influe sur la confiance accordée par les partenaires et par les clients de l'entreprise. Archiver numériquement, dans des conditions de sécurité élevées, permet de préserver son image de marque.
Quel est le but d'effectuer l'archivage numérique
2 - Améliorer la productivité
Au-delà de la sécurisation des données, le but de l'archivage numérique est de stocker les fichiers de manière organisée. Le stockage et l'organisation de l'information, dans un enjeu global de Master Data Management, sont des facteurs essentiels de la productivité en entreprise. L'enjeu est également réglementaire.
Certains documents doivent être obligatoirement conservés, pour une durée légale. En cas de demande de l'administration fiscale, par exemple, l'entreprise doit être en mesure de produire tous documents requis. Un système d'archivage numérique performant permet de conserver, de trouver et d'extraire lesdits documents sans perdre de temps.
En cas de contentieux, une entreprise doit réunir des preuves pour faire valoir ses droits. Il faut parfois remonter loin dans le temps. Stocker et organiser les documents potentiellement utiles, pendant la durée de prescription applicable, s'avère utile à cet effet.
Les systèmes d'archivage numérique proposent des moteurs de recherche pour trouver immédiatement les fichiers nécessaires, sous réserve des droits d'accès des utilisateurs. Ces fonctionnalités de recherche permettent aux équipes de gagner du temps dans leur travail au quotidien : la productivité augmente.
3 - Réduire les coûts
En comparaison avec l'archivage physique, au format papier, l'archivage numérique économise de l'espace. En conséquence, l'archivage numérique coûte moins cher aux entreprises. le but d'effectuer l'archivage numérique. Quel est le but d'effectuer l'archivage numérique