La destruction des archives fait partie du sort final, dernière étape du cycle de vie des archives. Souvent négligée, elle fait partie intégrante d’une bonne politique d’archivage et, plus largement, d’une gestion documentaire maîtrisée. Détruire vos documents représente pourtant un enjeu majeur, renforcé avec le RGPD et les exigences liées à la protection des données personnelles et au droit à l’oubli. Faisons le point !
Destruction des archives : des enjeux économiques et réglementaires forts
Il est fondamental de respecter les durées légales de conservation des documents. En effet, vous devez vous conformer au régime légal de la preuve, qui implique de pouvoir produire certains documents afin de défendre vos droits. Par exemple en cas de litige avec un client ou un fournisseur, lors d’un contrôle de l’administration… Ne pas archiver un document ou le détruire avant la fin de sa durée de conservation vous expose à un risque juridique et financier, pouvant aller jusqu’à remettre en cause de votre activité.
Néanmoins, certains documents doivent être conservés à vie, notamment dans le secteur public. Vous pouvez également décider de conserver certains fonds à caractère patrimonial , dans la mesure où ils témoignent de l’histoire de votre entreprise et peuvent être valorisés. C’est le cas par exemple d’une collection de journaux pour une société de presse, de l’historique du matériel de communication pour une marque de luxe, de la documentation technique pour une société industrielle…
Toutefois, dans la plupart des cas, une conservation au-delà de la durée légale est inutile, voir potentiellement néfaste, pour deux raisons principales :
Impact économique : la conservation de vos documents, physiques et numériques, implique un coût récurrent : espace occupé (bureaux, salles d’archives ou espace serveur) et frais de personnel lorsque vous archivez dans vos locaux ; loyer de conservation et prestations éventuelles en cas d’externalisation auprès d’un prestataire. Conserver des documents qui n’ont plus à l’être sur un plan légal vous coûte donc inutilement de l’argent.
Impact réglementaire : comme le dit une vieille expression, « l’heure c’est l’heure. Avant l’heure c’est pas l’heure, après l’heure c’est plus l’heure ». Il en va de même pour les durées de conservation : si détruire avant la durée légale présente un risque, ne pas détruire au-delà de cette même durée légale également ! Dans le cadre d’un audit, d’une perquisition… certains documents ou emails peuvent mettre votre entreprise en difficulté. Ne pas les détruire vous expose donc inutilement, comme ça a été le cas d’un grand patron aux Etats Unis condamné sur la base d’un email compromettant qui aurait pu être détruit de longue date.
La destruction des archives à l'heure du RGPD
La destruction des archives à l'heure du RGPD
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